Conditions générales d'utilisation

Article 1 — Définitions

Plateforme : service en ligne accessible à kontractis.fr et ses sous-domaines, ainsi que les APIs associées.

Éditeur : Kontractis SAS, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 103 662 920, dont le siège social est situé Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, éditrice et opératrice de la Plateforme.

Utilisateur : toute personne physique ou morale accédant à la Plateforme, qu’elle soit Donneur d’Ordre ou Prestataire.

Donneur d’Ordre (ou Client) : entreprise, cabinet ou organisation souscrivant à un abonnement Kontractis pour gérer la conformité de ses prestataires.

Prestataire (ou Fournisseur) : entreprise ou travailleur indépendant invité par un Donneur d’Ordre à rejoindre la Plateforme pour y déposer ou faire récupérer ses documents de conformité.

Documents de conformité : pièces justificatives légalement exigibles contre le travail dissimulé et pour obligations fiscales/sociales (extrait KBIS, attestation URSSAF, assurance RC Pro, attestation DGFiP).

Compte : espace personnel sécurisé créé par un Utilisateur pour accéder aux fonctionnalités de la Plateforme.

Données Personnelles : information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique au sens du RGPD.

Scraping automatisé : fonctionnalité optionnelle permettant la récupération automatique de documents auprès d’organismes tiers (URSSAF, DGFiP) sur délégation expresse du Prestataire.

Invitation : lien unique et sécurisé envoyé par un Donneur d’Ordre à un Prestataire pour le rejoindre.

Article 2 — Objet et Champ d’Application

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l’accès à la Plateforme Kontractis ainsi que les droits et obligations des Utilisateurs. Elles s’appliquent à toute utilisation via l’interface web, l’application mobile ou l’API.

L’Éditeur peut modifier les CGU à tout moment. Les modifications substantielles sont notifiées par e-mail avec au minimum trente (30) jours de préavis. L’utilisation continue après entrée en vigueur constitue une acceptation.

Article 3 — Accès à la Plateforme et Création de Compte

3.1 Conditions d’Accès

L’accès à la Plateforme est réservé aux personnes morales agissant dans un cadre professionnel. Les personnes physiques ne peuvent y accéder qu’en tant que représentants habilités d’une personne morale ou travailleurs indépendants.

L’Utilisateur doit être âgé d’au moins 18 ans et disposer de la capacité juridique à conclure des contrats. L’Éditeur peut à tout moment demander des justificatifs d’identité ou d’habilitation.

3.2 Création de Compte Donneur d’Ordre

Toute entreprise souhaitant utiliser Kontractis doit s’inscrire en ligne et souscrire à un abonnement. L’inscription implique la fourniture d’informations exactes, complètes et actualisées : dénomination sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse du siège, coordonnées du responsable de compte.

Le Donneur d’Ordre est responsable de l’exactitude des informations fournies et s’engage à les mettre à jour sans délai en cas de modification.

3.3 Création de Compte Prestataire

Le Prestataire accède à la Plateforme via un lien d’Invitation unique envoyé par le Donneur d’Ordre. Ce lien est nominatif, à usage unique et expire dans un délai de trente (30) jours, sauf renouvellement par le Donneur d’Ordre.

À réception de l’Invitation, le Prestataire crée son compte en renseignant ses informations professionnelles (raison sociale, SIREN, adresse, contact référent) et en définissant un mot de passe sécurisé. La création de compte est gratuite.

Un même Prestataire peut être rattaché à plusieurs Donneurs d’Ordre. Ses documents sont centralisés et partagés selon les droits définis par chaque Donneur d’Ordre.

3.4 Sécurité du Compte

L’Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Il s’engage à ne pas les communiquer à des tiers et à informer immédiatement l’Éditeur (securite@kontractis.fr) en cas de suspicion de compromission de son compte.

L’Éditeur met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie : chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256), authentification à deux facteurs (2FA) optionnelle, journalisation des accès.

Article 4 — Fonctionnalités de la Plateforme

4.1 Pour les Donneurs d’Ordre

• Gestion du référentiel de prestataires (ajout, modification, archivage).
• Système d’invitation avec suivi de statut (envoyées, acceptées, expirées).
• Tableau de bord affichant le statut de conformité en temps réel pour quatre documents (KBIS, URSSAF, assurance, fiscalité).
• Alertes automatiques par e-mail et/ou interface à J-30, J-15, J-7 ou à expiration effective.
• Historique documentaire avec accès aux versions antérieures.
• Export en CSV ou PDF pour audit et reporting.
• Gestion multi-utilisateurs avec rôles différenciés (administrateur, lecteur, validateur).

4.2 Pour les Prestataires

• Dépôt documentaire sécurisé en PDF, PNG ou JPEG (maximum 20 Mo par fichier).
• Extraction automatique des dates d’émission et d’expiration via analyse intelligente.
• Scraping automatisé optionnel auprès des organismes émetteurs (voir Article 5).
• Tableau de bord personnel affichant l’état des documents, leur validité et les Donneurs d’Ordre rattachés.
• Notifications anticipées d’expiration pour renouvellement proactif.

4.3 Limitations

L’Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la Plateforme, d’en ajouter de nouvelles ou d’en supprimer, avec un préavis raisonnable aux Utilisateurs. Ces évolutions ne constituent pas un manquement contractuel de l’Éditeur.

Article 5 — Fonctionnalité de Scraping Automatisé

5.1 Description et Consentement

Le scraping automatisé est un service optionnel et facultatif permettant la récupération automatique des documents de conformité auprès de :

• URSSAF (Agence de recouvrement et d’efficacité des cotisations) pour l’attestation de vigilance.
• DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) pour l’attestation de régularité fiscale.

L’activation de cette fonctionnalité requiert le consentement explicite, libre, éclairé et spécifique du Prestataire, matérialisé par une action positive (case à cocher). Ce consentement est révocable à tout moment depuis l’espace personnel du Prestataire.

5.2 Communication des Identifiants

Pour activer le scraping, le Prestataire peut être amené à transmettre ses identifiants de connexion aux portails tiers concernés. Ces identifiants sont :

• Chiffrés en AES-256 immédiatement après saisie.
• Stockés exclusivement sur des serveurs sécurisés situés dans l’Union Européenne.
• Utilisés uniquement aux fins du scraping, sans aucune autre finalité.
• Jamais transmis à des tiers, y compris aux Donneurs d’Ordre.
• Supprimés immédiatement en cas de révocation du consentement ou de clôture du compte.

Le Prestataire reconnaît que cette communication est faite sous sa seule responsabilité. L’Éditeur décline toute responsabilité en cas de modification des portails tiers rendant le scraping inopérant ou d’évolution des conditions d’utilisation des organismes concernés.

5.3 Fréquence et Fiabilité

Le scraping s’exécute à intervalles réguliers définis par l’Éditeur (généralement à fréquence mensuelle ou à l’approche des dates d’expiration). L’Éditeur ne garantit pas la disponibilité permanente de cette fonctionnalité, celle-ci dépendant de portails tiers sur lesquels il n’exerce aucun contrôle.

En cas d’échec de récupération (modification du portail, erreur d’authentification, indisponibilité), le Prestataire en est notifié et invité à déposer manuellement son document.

5.4 Responsabilité du Prestataire

Le Prestataire garantit que les identifiants communiqués sont les siens et qu’il est dûment habilité à accéder aux portails concernés. Toute utilisation frauduleuse d’identifiants engage la seule responsabilité du Prestataire.

Article 6 — Documents de Conformité et Obligations Légales

6.1 Nature des Documents Traités

La Plateforme traite quatre (4) types de documents conformément aux obligations légales découlant notamment des articles L. 8222-1 et suivants du Code du travail :

1. Extrait KBIS (ou équivalent pour les personnes morales étrangères) : document officiel attestant de l’existence légale d’une entreprise, délivré par le Registre du Commerce et des Sociétés.
2. Attestation de vigilance URSSAF : document attestant que l’entreprise est à jour de ses déclarations et du paiement de ses cotisations et contributions sociales.
3. Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle : document démontrant une couverture assurantielle adéquate pour l’activité exercée.
4. Attestation de régularité fiscale DGFiP : document attestant que l’entreprise est à jour de ses obligations fiscales.

6.2 Responsabilité des Utilisateurs quant aux Documents

Le Prestataire est seul responsable de l’authenticité, de l’exactitude et de la validité des documents déposés sur la Plateforme. Il garantit que les documents transmis sont originaux, non falsifiés et en cours de validité à la date de dépôt.

Kontractis procède à une vérification automatisée (analyse des dates, cohérence des informations) mais n’effectue pas de contrôle manuel systématique de chaque document. Cette vérification automatisée ne peut être assimilée à un contrôle légal ou réglementaire.

Le Donneur d’Ordre demeure seul responsable des vérifications légalement obligatoires au titre des articles L. 8222-1 et suivants du Code du travail. Kontractis est un outil d’aide à la conformité et ne se substitue en aucun cas aux obligations légales du Donneur d’Ordre.

6.3 Conservation des Documents

Les documents sont conservés sur la Plateforme pendant toute la durée d’activité du compte, puis archivés pendant cinq (5) ans à compter de l’expiration du document ou de la clôture du compte, conformément aux obligations légales applicables.

Article 7 — Données Personnelles et Conformité RGPD

7.1 Responsable de Traitement

Kontractis SAS est responsable de traitement au sens du RGPD pour les données collectées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme. Pour toute question relative à la protection des données, l’Utilisateur peut contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse : dpo@kontractis.fr.

7.2 Données Collectées

Kontractis collecte et traite les catégories de données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, qualité et fonction du représentant.
• Données d’entreprise : dénomination sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse du siège, code APE/NAF.
• Données documentaires : contenus des documents de conformité déposés ou récupérés, métadonnées associées (dates, émetteurs).
• Données de connexion : adresse IP, type de navigateur, journaux d’accès et d’actions sur la Plateforme.
• Données de facturation : coordonnées bancaires ou informations de paiement (traitées par un prestataire certifié PCI-DSS).

7.3 Bases Légales et Finalités

Les traitements mis en œuvre reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat (article 6.1.b RGPD) : données nécessaires à la fourniture du service (gestion des comptes, traitement documentaire, notifications).
• Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) : amélioration du service, prévention de la fraude, sécurisation de la Plateforme.
• Consentement (article 6.1.a RGPD) : scraping automatisé, communications marketing (révocable à tout moment).
• Obligation légale (article 6.1.c RGPD) : conservation des données à des fins fiscales et comptables.

7.4 Droits des Personnes Concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, tout Utilisateur dispose des droits suivants :

• Droit d’accès (article 15)
• Droit de rectification (article 16)
• Droit à l’effacement (article 17)
• Droit à la limitation du traitement (article 18)
• Droit à la portabilité (article 20)
• Droit d’opposition (article 21)

Ces droits peuvent être exercés par e-mail à dpo@kontractis.fr ou par courrier au siège social (Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris), accompagné d’une copie de justificatif d’identité. L’Éditeur s’engage à répondre dans un délai d’un (1) mois.

En cas de réclamation, l’Utilisateur peut saisir la CNIL : cnil.fr.

7.5 Transferts de Données

Les données personnelles sont hébergées exclusivement dans l’Union Européenne. Aucun transfert vers un pays tiers n’est effectué sans les garanties conformes au Chapitre V du RGPD.

Kontractis peut faire appel à des sous-traitants techniques (hébergeurs, prestataires de paiement, outils d’analyse) liés par des contrats de sous-traitance conformes à l’article 28 du RGPD.

Article 8 — Propriété Intellectuelle

La Plateforme Kontractis, son interface, son architecture logicielle, ses algorithmes, ses bases de données, ses marques, logos et tout contenu publié par l’Éditeur sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle et restent la propriété exclusive de Kontractis SAS.

Toute reproduction, représentation, modification, publication, adaptation ou exploitation, partielle ou totale, sans l’autorisation écrite préalable de l’Éditeur est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée pénalement.

L’Utilisateur conserve la propriété des documents et données qu’il dépose sur la Plateforme. Il concède à l’Éditeur une licence non exclusive, mondiale et gratuite, pour la durée d’utilisation de la Plateforme, aux seules fins d’exécution du service (traitement, analyse, stockage et affichage des documents).

Article 9 — Obligations et Responsabilités des Utilisateurs

9.1 Obligations générales

Chaque Utilisateur s’engage à :

• Utiliser la Plateforme conformément aux présentes CGU et à la législation en vigueur.
• Fournir des informations exactes, complètes et à jour, et les maintenir actualisées.
• Ne pas tenter d’accéder aux données d’autres Utilisateurs sans autorisation.
• Ne pas effectuer d’ingénierie inverse, de décompilation ou de désassemblage de la Plateforme.
• Ne pas introduire de virus, codes malveillants ou tout autre élément de nature à nuire au fonctionnement de la Plateforme.
• Respecter la confidentialité des informations accessibles via la Plateforme concernant des tiers.

9.2 Responsabilité du Donneur d’Ordre

Le Donneur d’Ordre est responsable de l’exactitude des informations renseignées concernant ses prestataires, de la bonne gestion des invitations et des accès accordés à ses collaborateurs, et du respect de ses obligations légales en matière de vérification de la conformité de ses sous-traitants.

Le Donneur d’Ordre reconnaît que Kontractis est un outil d’aide à la conformité et ne garantit pas que l’utilisation de la Plateforme le dispensera de ses obligations légales propres.

9.3 Usage prohibé

Il est formellement interdit d’utiliser la Plateforme à des fins illicites, notamment pour : télécharger des documents falsifiés ou frauduleux, usurper l’identité d’une entreprise ou d’une personne, contourner les exigences légales de vigilance, ou à toute fin de blanchiment, fraude fiscale ou travail dissimulé.

Tout manquement à ces obligations pourra entraîner la suspension ou la résiliation immédiate du compte, sans préjudice des éventuelles poursuites judiciaires.

Article 10 — Responsabilité de l’Éditeur

10.1 Obligations de moyens

L’Éditeur s’engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer l’accessibilité et la continuité du service. La Plateforme est accessible 24h/24, 7j/7, sauf en cas de maintenance programmée (annoncée 48h à l’avance) ou de force majeure.

L’Éditeur s’engage à un niveau de disponibilité de la Plateforme de 99,5 % sur une base mensuelle (hors maintenance planifiée), mesuré depuis ses propres systèmes de supervision.

10.2 Limitations de responsabilité

L’Éditeur ne saurait être tenu responsable :

• Des conséquences de la fourniture par un Utilisateur de documents falsifiés ou d’informations inexactes.
• De l’indisponibilité temporaire de portails tiers (URSSAF, DGFiP) affectant le scraping automatisé.
• Des dommages indirects résultant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser la Plateforme (perte de chiffre d’affaires, perte de données, préjudice commercial).
• Des décisions prises par le Donneur d’Ordre sur la base des informations affichées sur la Plateforme.
• Des violations de sécurité résultant d’une négligence de l’Utilisateur (compromission de ses identifiants, partage non autorisé).

En tout état de cause, la responsabilité de l’Éditeur ne saurait excéder, au titre d’une même année civile, le montant des abonnements effectivement versés par le Donneur d’Ordre concerné au cours des douze (12) derniers mois.

Article 11 — Tarification et Facturation

L’accès à la Plateforme pour les Donneurs d’Ordre est soumis au paiement d’un abonnement selon les tarifs en vigueur publiés sur kontractis.fr. L’accès pour les Prestataires est gratuit.

Les abonnements sont facturés mensuellement ou annuellement selon la formule choisie. Les prix sont exprimés en euros hors taxes. La TVA applicable est celle en vigueur au jour de la facturation.

En cas de non-paiement à l’échéance, l’Éditeur se réserve le droit de suspendre l’accès au compte après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze (15) jours. Des pénalités de retard égales à trois fois le taux d’intérêt légal peuvent être appliquées.

Toute période d’abonnement commencée est due dans son intégralité. Aucun remboursement ne sera effectué en cas de résiliation en cours de période, sauf disposition contraire prévue au contrat d’abonnement spécifique conclu avec le Donneur d’Ordre.

Article 12 — Durée, Résiliation et Clôture de Compte

12.1 Durée

Les présentes CGU sont conclues pour une durée indéterminée à compter de leur acceptation par l’Utilisateur. L’abonnement souscrit par le Donneur d’Ordre est conclu pour la période choisie et se renouvelle par tacite reconduction, sauf dénonciation dans les conditions ci-après.

12.2 Résiliation par l’Utilisateur

Le Donneur d’Ordre peut résilier son abonnement à tout moment depuis les paramètres de son compte ou par e-mail à contact@kontractis.fr. La résiliation prend effet à l’issue de la période d’abonnement en cours.

Le Prestataire peut clôturer son compte à tout moment depuis son espace personnel. La clôture entraîne la révocation de l’accès de l’ensemble des Donneurs d’Ordre à ses données.

12.3 Résiliation par l’Éditeur

L’Éditeur se réserve le droit de résilier ou suspendre l’accès d’un Utilisateur sans préavis en cas de violation grave des présentes CGU, notamment en cas de fraude documentaire avérée, d’utilisation abusive de la Plateforme, ou de non-paiement persistant.

En cas de cessation d’activité de l’Éditeur, les Utilisateurs seront informés avec un préavis de soixante (60) jours et pourront récupérer leurs données pendant cette période.

12.4 Effets de la résiliation

À la date de clôture du compte, les données de l’Utilisateur sont anonymisées dans un délai de trente (30) jours, à l’exception des données dont la conservation est requise par la loi (données fiscales, comptables) qui sont archivées pour la durée légale applicable.

Article 13 — Cookies et Technologies de Traçage

La Plateforme utilise des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement (authentification, maintien de session) et des cookies analytiques permettant d’améliorer le service. L’Utilisateur est informé de l’utilisation de ces technologies lors de sa première visite et peut paramétrer ses préférences via le Centre de préférences cookies accessible depuis chaque page de la Plateforme.

Les cookies strictement nécessaires ne peuvent être refusés sans remettre en cause le fonctionnement de la Plateforme. Les cookies analytiques et de performance sont soumis au consentement préalable de l’Utilisateur.

Article 14 — Disponibilité et Maintenance

L’Éditeur se réserve le droit de procéder à des opérations de maintenance, mises à jour ou améliorations de la Plateforme. Ces interventions programmées seront annoncées aux Utilisateurs par e-mail ou notification in-app au moins quarante-huit (48) heures à l’avance, sauf urgence (faille de sécurité, incident critique).

En cas d’indisponibilité imprévue, l’Éditeur s’engage à en informer les Utilisateurs dans les meilleurs délais et à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour rétablir le service.

Un historique de disponibilité de la Plateforme est accessible à l’adresse : status.kontractis.fr.

Article 15 — Force Majeure

Aucune partie ne sera tenue responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de ses obligations résultant d’un événement de force majeure tel que défini par l’article 1218 du Code civil, notamment : catastrophes naturelles, actes de guerre, cyberattaques d’ampleur systémique, pannes généralisées de réseaux de télécommunications, décisions gouvernementales ou réglementaires.

La partie affectée devra notifier l’autre partie dans les meilleurs délais et s’efforcer de minimiser l’impact de l’événement. Si l’événement de force majeure persiste au-delà de soixante (60) jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité.

Article 16 — Droit Applicable et Règlement des Litiges

16.1 Droit applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de version traduite en langue étrangère, la version française prévaut en cas de contradiction.

16.2 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la validité, à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGU sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux compétents du ressort du siège social de Kontractis SAS (Paris), nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Article 17 — Dispositions Générales

Si l’une quelconque des stipulations des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable par une juridiction compétente, les autres stipulations resteraient pleinement en vigueur.

Le fait pour l’Éditeur de ne pas se prévaloir d’un manquement de l’Utilisateur à l’une de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation à l’obligation concernée.

Les présentes CGU constituent l’intégralité de l’accord entre les parties relativement à leur objet et remplacent tous accords antérieurs, écrits ou oraux.

Article 18 — Contact et Informations Légales

Conditions Générales d’Utilisation Kontractis