5 documents obligatoires sous-traitants

Introduction

Lorsqu'une entreprise fait appel à des sous-traitants, la loi française lui impose de collecter et vérifier un certain nombre de documents. Ces vérifications, loin d'être une simple formalité administrative, constituent une obligation légale dont le non-respect peut entraîner de lourdes sanctions.

Voici les 5 documents que tout donneur d'ordres doit impérativement collecter.

1. L'extrait KBIS

Qu'est-ce que c'est ?

L'extrait KBIS est la « carte d'identité » de l'entreprise. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il atteste de l'existence juridique de la société et contient les informations essentielles : raison sociale, numéro SIREN, adresse du siège, activité principale, identité du dirigeant.

Pourquoi le vérifier ?

• Confirmer que l'entreprise existe légalement
• Vérifier qu'elle n'est pas en liquidation judiciaire
• S'assurer que l'activité déclarée correspond au contrat

Points de vigilance

• L'extrait doit dater de moins de 3 mois
• Vérifiez la cohérence entre le SIREN du KBIS et celui des autres documents
• Attention aux mentions de procédures collectives (redressement, liquidation)

2. L'attestation d'assurance RC Pro

Qu'est-ce que c'est ?

L'attestation de responsabilité civile professionnelle prouve que le prestataire dispose d'une assurance couvrant les dommages qu'il pourrait causer dans le cadre de son activité.

Pourquoi la vérifier ?

• Garantir que vous serez indemnisé en cas de dommage
• Certaines professions ont l'obligation légale d'être assurées (BTP, conseil, santé, etc.)
• Protéger votre entreprise contre les recours

Points de vigilance

• Vérifiez que la période de couverture inclut la durée du contrat
• Contrôlez que l'activité couverte correspond à la prestation
• Vérifiez les montants de garantie (plafonds de couverture)

3. L'attestation de vigilance URSSAF

Qu'est-ce que c'est ?

Délivrée par l'URSSAF, cette attestation prouve que le prestataire est à jour du paiement de ses cotisations sociales. C'est l'un des documents les plus importants dans le cadre de l'obligation de vigilance.

Pourquoi la vérifier ?

• C'est une obligation légale (art. L.8222-1 du Code du travail)
• En cas de défaut, vous pouvez être solidairement responsable des cotisations impayées
• C'est un indicateur de la santé financière du prestataire

Points de vigilance

• L'attestation a une date de validité : vérifiez qu'elle est en cours
• Pour les entreprises sans salarié, l'URSSAF délivre une attestation spécifique
• Méfiez-vous des documents falsifiés : privilégiez la récupération directe auprès de l'URSSAF

4. L'attestation de régularité fiscale

Qu'est-ce que c'est ?

Délivrée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), cette attestation certifie que le prestataire est à jour de ses obligations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, CFE, etc.).

Pourquoi la vérifier ?

• C'est une obligation légale complémentaire à l'attestation URSSAF
• Un prestataire en défaut fiscal peut faire l'objet d'une saisie impactant votre contrat
• C'est un gage de sérieux et de fiabilité

Points de vigilance

• Il existe deux formes : l'attestation officielle DGFiP et l'attestation sur l'honneur
• Privilégiez toujours l'attestation officielle
• Vérifiez la date de délivrance et la période couverte

5. La pièce d'identité du représentant légal

Qu'est-ce que c'est ?

Une copie de la carte nationale d'identité ou du passeport du dirigeant ou représentant légal de l'entreprise prestataire.

Pourquoi la vérifier ?

• Confirmer l'identité de la personne habilitée à engager l'entreprise
• Croiser les informations avec celles du KBIS
• Obligatoire pour les entreprises individuelles et micro-entreprises

Points de vigilance

• Vérifiez que le document est en cours de validité
• L'identité doit correspondre au dirigeant mentionné sur le KBIS
• Attention à la protection des données personnelles (RGPD)

Récapitulatif

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