Le constat : un processus manuel inefficace
La plupart des entreprises gèrent encore la conformité de leurs sous-traitants de manière artisanale :
- Tableur Excel avec des dates d'expiration saisies manuellement
- Emails de relance envoyés un par un aux prestataires
- Dossiers partagés où les documents s'accumulent sans organisation
- Vérifications ponctuelles qui laissent passer des documents expirés
Le résultat ? Des heures perdues, des erreurs fréquentes et un risque juridique permanent.
Les limites du suivi manuel
Erreurs humaines
La saisie manuelle des dates de validité est source d'erreurs. Une date mal recopiée, un document oublié, et c'est toute la chaîne de conformité qui est rompue.
Temps perdu
Pour une entreprise avec 50 sous-traitants et 5 documents par prestataire, cela représente 250 documents à surveiller. Relancer, collecter, vérifier, archiver : le temps cumulé peut facilement dépasser 15 heures par mois.
Aucune traçabilité
En cas de contrôle, comment prouver que vous avez bien effectué vos vérifications à la date requise ? Un tableur Excel ne constitue pas une preuve recevable.
Risque d'oubli
Un seul document oublié peut vous exposer à la solidarité financière prévue par l'article L.8222-1. Le risque augmente proportionnellement au nombre de prestataires.
La solution : l'automatisation
Étape 1 — Centraliser les données
La première étape est de regrouper tous les prestataires et leurs documents dans un outil unique. Fini les tableurs, les dossiers dispersés et les emails éparpillés.
Avec Kontractis, vous importez votre liste de prestataires en CSV ou les ajoutez manuellement. Chaque prestataire dispose d'un profil avec l'ensemble de ses documents.
Étape 2 — Automatiser la collecte
Deux approches complémentaires :
Le scraping automatique — Pour les attestations URSSAF et DGFiP, Kontractis se connecte directement aux portails officiels pour télécharger les attestations à jour. Aucune intervention de votre part ni de celle du prestataire.
L'espace prestataire — Pour les documents que seul le prestataire peut fournir (KBIS, assurance RC Pro, pièce d'identité), Kontractis met à disposition un portail dédié où il peut déposer ses documents en quelques clics.
Étape 3 — Analyser par intelligence artificielle
Chaque document déposé est automatiquement analysé par notre moteur d'IA :
- Extraction des dates de validité
- Identification du numéro SIREN et croisement avec le profil
- Vérification de la cohérence des informations
- Détection des anomalies (document expiré, informations manquantes)
Le tout avec une précision supérieure à 98 %.
Étape 4 — Surveiller et alerter
Une fois les documents collectés et analysés, Kontractis assure une surveillance continue :
- Alertes J-30 : premier rappel 30 jours avant l'expiration
- Alertes J-7 : rappel urgent 7 jours avant
- Relances automatiques : emails envoyés directement au prestataire
- Escalade : notification immédiate si un document expire
Étape 5 — Prouver sa diligence
Kontractis génère des rapports de vigilance PDF conformes à l'article L.8222-1, avec :
- La liste de tous les documents vérifiés
- Leur statut (conforme, expiré, en attente)
- Les dates de vérification
- Un horodatage certifié
Ces rapports sont archivés automatiquement et disponibles en un clic.
Résultats concrets
Les entreprises qui passent à Kontractis constatent :
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de gestion mensuel | 15h+ | < 30 min |
| Documents expirés non détectés | 10-20 % | 0 % |
| Taux de renouvellement à temps | 60 % | 98 % |
| Preuve de diligence | Aucune | Rapports horodatés |
Par où commencer ?
- Créez votre compte gratuit sur Kontractis (2 prestataires inclus)
- Importez vos prestataires via CSV ou ajout manuel
- Activez le scraping URSSAF et DGFiP
- Invitez vos prestataires à déposer leurs documents
- Suivez tout depuis votre dashboard